ثبت ساعات ورود و خروج و حضور و غیاب کارمندان از جمله نیازهای اساسی در هر سازمان و کسب و کاری است. داشتن سیستم دقیق و شفاف برای ثبت زمان ورود، خروج، تأخیر و غیبت کارکنان به مدیران کمک می‌کند تا فرایند محاسبه حقوق و دستمزد را تسهیل کنند و تعهد کاری را بهبود بخشند.
با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، نرم افزار حضور و غیاب و نرم افزار حقوق و دستمزد می توانیم زمان ورود و خروج کارمندان به‌صورت دقیق و خودکار ثبت نمود و حقوق و دستمزد افراد را محاسبه و پرداخت کنیم.
نرم افزار حضور و غیاب ویسمن از قابلیت‌هایی چون ثبت و تحلیل تردد کارکنان، محاسبه خودکار حقوق و دستمزد برخوردار است و مدیریت فرآیندهایی نظیر مرخصی، شیفت کاری، مأموریت و درخواست‌های اداری را فراهم می‌کند. این نرم افزار از اتوماسیون قوانین کار پشتیبانی می‌کند و دسترسی سریع به گزارش‌های دقیق برای مدیران و کارکنان را ممکن می‌سازد.
دستگاه حضور و غیاب با کمک نرم افزار حضور و غیاب ویسمن، ساعات حضور و غیاب کارکنان را ثبت و محاسبه می کند و اطلاعات لازم از عملکرد ماهانه پرسنل را در اختیار نرم افزار حقوق و دستمزد برای محاسبه میزان حقوق، اضافه کاری، مرخصی و … قرار می دهد.
با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب، دیگر نیازی به محاسبات دستی نیست، زیرا این نرم افزار با استفاده از داده‌های ثبت شده به صورت خودکار تمامی محاسبات مربوط به ساعات کاری، اضافه‌کاری، مرخصی و غیبت را انجام داده و در گزارش‌های مدیریتی نمایش می‌دهند.در اینجا به بررسی نحوه ثبت و محاسبه تأخیر و غیبت کارمندان با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب می‌پردازیم.
امکانات نرم افزار حضور و غیاب ویسمن
ویسمن یک برند موفق در ارائه بهترین نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد است که تلاش می کند بین کارفرما و کارکنان روابطی پایدار و شفاف برقرار کند و امکانات مختلفی برای مدیریت منابع انسانی فراهم می‌کنند، از جمله:
الف) تنظیم قوانین و شیفت های کاری
مدیران می‌توانند قوانین مختلفی مانند زمان مجاز تأخیر، میزان مجاز اضافه کاری یا روزهای کاری را در نرم افزار تعریف کنند. همچنین امکان تعریف شیفت های متنوع کاری برای کارمندان وجود دارد.
ب) تولید گزارش های تحلیلی
نرم افزار ویسمن گزارش های دقیق و تحلیلی درباره حضور و غیاب، تأخیر و اضافه کاری کارمندان ارائه می دهد. این گزارش‌ها می‌توانند به‌صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه باشند.
ج) یکپارچگی با نرم افزار حقوق و دستمزد
نرم افزار حضور و غیاب ویسمن می‌تواند با سیستم های محاسبه حقوق و دستمزد یکپارچه شود و اطلاعات مربوط به ساعات کاری، اضافه‌کاری و کسر حقوق ناشی از تأخیر یا غیبت را به صورت خودکار محاسبه کند.
مزایای نرم افزار حضور و غیاب ویسمن
الف) افزایش دقت و کاهش خطا
این نرم افزار به دلیل اتوماسیون، احتمال خطاهای انسانی در ثبت و محاسبه زمان‌های کاری را کاهش می‌دهند.
ب) صرفه جویی در زمان
مدیران و تیم منابع انسانی نیازی به ثبت دستی و تحلیل کارمندان ندارند و همه چیز به‌صورت خودکار انجام می‌شود.
ج) شفافیت و اعتماد
اطلاعات حضور و غیاب آن‌ها دقیق و شفاف در نرم افزار ثبت می‌شود. این موضوع اعتماد کارکنان به سازمان را افزایش می‌دهد.
د) بهبود بهره وری
مدیریت سازمان با استفاده از گزارش های داده های حضور و غیاب، مشکلات موجود را شناسایی کرده و راه‌حل‌های مناسب برای بهبود بهره‌وری ارائه دهند.
ثبت تاخیر و مرخصی با نرم افزار حضور و غیاب ویسمن
برای ثبت و مدیریت ساعات حضور، غیاب، مرخصی و اضافه‌کاری کارمندان با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب، می‌توانید به صورت زیر عمل کنید:
الف) ثبت اطلاعات اولیه
در ابتدای کار، اطلاعات اولیه کارمندان در سیستم حضور و غیاب تعریف و ثبت شود. این اطلاعات شامل موارد زیر می تواند باشد:
- نام و مشخصات کارمندان
- ساعت کاری تعیین شده
- روزهای کاری
- روش شناسایی (کارت، اثر انگشت، یا تشخیص چهره)
ب) تعریف قوانین مرخصی و غیبت: باید در تنظیمات نرم‌افزار، قوانین مرخصی و غیبت (مانند تعداد مجاز مرخصی سالانه، نوع مرخصی‌ها و نحوه کسر غیبت‌ها) را تعریف کنید. همچنین در تنظیمات نرم افزار مشخص کنید که ساعات اضافه‌کاری چه زمانی شروع می‌شود (مانند بعد از ساعات کاری عادی یا روزهای تعطیل).
ج) انتقال داده‌ها به نرم‌افزار
اطلاعات ثبت‌شده در دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار منتقل می‌شود. تخلیه اطلاعات دستگاه می تواند از طریق شبکه Wi-Fi یا LAN یا USB انجام شود.
د) تحلیل ساعات حضور و غیاب کارمندان
با استفاده از اطلاعات ثبت شده در نرم افزار حضور و غیاب، ساعات حضور و غیاب، تأخیر، غیبت، کسری کار یا اضافه‌کاری کارمندان استخراج می شود. همچنین این نرم‌افزار از قابلیت اتصال به سیستم حقوق و دستمزد برخوردار است و می تواند محاسبات را به صورت خودکار انجام داده و در حقوق ماهانه اعمال کند.
ه) ثبت درخواست های اداری کارمندان
کارمندان بایستی درخواست های اداری خود مانند مرخصی، ماموریت یا اضافه کاری را از طریق نرم افزار حضور و غیاب ثبت کنند.
ن) ثبت غیبت، مرخصی و اضافه کاری
در صورت درخواست کارمند و تایید مدیران، ساعات مرخصی ، مأموریت یا اضافه‌کاری از طریق نرم افزار محاسبه و ثبت می شود. نرم افزار با توجه به ساعات ثبت شده ورود و خروج، مقدار اضافه‌کاری را محاسبه و ثبت می‌کند. در صورتی که کارمند در روز کاری ثبت ورود و خروج نداشته باشد و مرخصی نیز نگیرد، نرم‌افزار می‌تواند این وضعیت را به عنوان غیبت ثبت کند.
جمع بندی
استفاده از دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار حضور و غیاب یک ابزار مؤثر برای مدیریت زمان و بهره‌وری در سازمان‌ها می باشد. سیستم‌های حضور و غیاب نه‌تنها به دقت و شفافیت در ثبت اطلاعات کمک می‌کنند، بلکه با تولید گزارش‌های تحلیلی، مدیران را در تصمیم‌گیری بهتر یاری می‌دهند. هرچند ممکن است چالش‌هایی در پیاده‌سازی این سیستم‌ها وجود داشته باشد، اما مزایای آن به‌مراتب بیشتر از مشکلات احتمالی است. بنابراین، سازمان‌ها می توانند با انتخاب سیستم مناسب و آموزش صحیح کارمندان، از این فناوری به شکل مناسب بهره‌مند شوند.
نرم افزار حضور و غیاب ویسمن محصول شرکت مهرکیا است که بر مدیریت منابع انسانی و حضور و غیاب تمرکز دارد. اگر قصد خرید دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد دارید می توانید به سایت ویسمن به آدرس vismanit.com مراجعه کنید یا برای دریافت مشاوره رایگان با کارشناسان ما تماس بگیرید:
22175579 – 021
031-3499
